A la hora de organizar un acto hay que tomar muchas decisiones, pero la elección del lugar y la ubicación son las que más influyen en el desarrollo del mismo.
Aquí te ofrecemos algunas pautas a seguir:
1. Ubicación
Si el acto es local, intenta encontrar un lugar lo suficientemente alejado de donde viven o trabajan los participantes. Si muchos participantes vienen de lejos, un lugar cercano al aeropuerto o al hotel puede ser adecuado. En cualquier caso, no olvides tener en cuenta el transporte, los traslados y el aparcamiento.
Para minimizar los retrasos de los participantes, proporciona mapas, direcciones, información sobre aparcamientos y autobuses, que ayudarán a los invitados a llegar al lugar de celebración con seguridad y sin complicaciones. Si el lugar de celebración es una gran ciudad o institución, es útil disponer de un mapa con la ubicación exacta. En los actos con exposiciones, presentaciones de carteles o sesiones paralelas, puede haber un mapa interactivo del recinto para ayudar a orientarse.
2. Aparcamiento
¿Hay sitio para aparcar? Si el espacio no dispone de aparcamiento, tienes varias opciones:
– Reservar una plaza de aparcamiento cercana e incluir el coste en el precio de la entrada, o pedirle a los participantes que paguen el aparcamiento.
– Solicitar descuentos a Uber o Cabify y distribuir códigos promocionales entre los participantes.
– Ofrecer a los asistentes la posibilidad de compartir coche o taxi. También es una forma estupenda de conocerse.
– Conseguir aparcamiento sólo para el conductor, aunque el lugar de celebración no disponga de él. En un acontecimiento lujoso como una gala, el aparcamiento es muy importante.
3. Capacidad del espacio y valores mínimos
– Hay varias razones por las que es necesario conocer la capacidad de una sala, como son la comodidad de los asistentes y por otro lado que la sala debe cumplir los requisitos de seguridad.
– Si el lugar ofrece comida y bebida y tiene un coste mínimo de comida y bebida, comprueba si los costes de comida y bebida de eventos anteriores han alcanzado ese mínimo.
4. Flexibilidad del contrato y cláusula de fuerza mayor
Cambiar de ubicación es lo último que quieres hacer, así que es crucial firmar un contrato formal con tus proveedores de servicios. Debido al alto grado de incertidumbre asociado a la pandemia, conviene negociar con el lugar de celebración condiciones contractuales flexibles, ya que los factores imprevistos pueden provocar el aplazamiento o la cancelación de los actos. Si el lugar de celebración incluye una cláusula de fuerza mayor, vale la pena comprobar si se puede añadir una cláusula COVID para protegerte de la pérdida íntegra del depósito.
5. Servicios y equipos
– ¿Dispone el lugar del evento de las instalaciones de cocina necesarias? Los locales sin cocina pueden tener contratos con proveedores, por lo que es aconsejable comprobarlo de antemano. Asegúrate de que los participantes reciben una comida completa, bien de un restaurante que sirva buena comida o contratando un servicio de catering externo.
– ¿Hay mesas, sillas y manteles disponibles? Si tu local dispone de ellos, puedes ahorrarte mucho dinero y esfuerzo utilizando lo que hay en el lugar, siempre que encaje con el tema y el ambiente.
– ¿El espacio o local dispone de personal para el montaje y la limpieza? Si encuentras un lugar de celebración que cuente con personal para el montaje y la limpieza posterior, estás de suerte. No siempre es así. Si no dispone de estos servicios, tendrás que formar tu propio equipo o encontrar voluntarios.
– ¿El espacio o local dispone de equipo audiovisual? Algunos lugares disponen de equipos audiovisuales, mientras que en otros deberás traer los tuyos propios.
6. Planificación
Aunque la planificación del lugar de celebración se encuentre en una fase temprana, es útil tener una idea aproximada de las actividades previstas, los servicios requeridos y las necesidades del personal y los participantes. Para ello, consigue un plano de la planta, recorre el espacio deseado al menos una vez y presta atención a detalles importantes como la ubicación de las tomas eléctricas y los equipos audiovisuales.
Por ejemplo, el tipo de flujo de visitantes variará de un acontecimiento a otro. ¿Cuáles serán las zonas más concurridas? ¿Inscripción? ¿Qué puertas conducen a las zonas de asiento? Los asientos y la decoración también pueden tener un gran impacto, así que tenlo en cuenta a la hora de elegir el lugar de celebración.
También habrá que tener en cuenta si habrá actos durante el Evento, como un discurso. En ese caso, el espacio o local necesitará un escenario.
7. Seguros
Muchos sitios solicitan un seguro de responsabilidad civil y tu nombre como asegurador adicional del evento. Normalmente, si pides un seguro de responsabilidad civil general, puedes conseguir cubrir el evento. También es aconsejable empezar a planificarlo con suficiente antelación y preparar toda la redacción de sus cláusulas antes de ponerte en contacto con el agente de seguros.
8. Ambiente y accesibilidad
Presta especial atención a la decoración del local. ¿Qué evocan el estilo arquitectónico y el interior del edificio? Si organizas una fiesta, es posible que necesites una sala separada del espacio de exposición. Si el mobiliario no cumple los requisitos del acto (lujo, alta tecnología, etc.), habrá que decorar la sala para compensar.
La accesibilidad consiste en garantizar que todas las personas, especialmente las que tienen necesidades especiales, tengan acceso al edificio y sus instalaciones.
9. Acústica
La acústica de una sala es un factor determinante. Un techo bajo puede hacer que una habitación sea cómoda, pero puede ser ruidosa cuando está abarrotada. Por otro lado, un espacio grande, como un almacén, puede producir un sonido que los arquitectos llaman «eco».
Hay formas de mejorar la acústica, como utilizar un patio exterior. Por otra parte, se recomienda utilizar nubes o sombras acústicas para mejorar la acústica de una habitación.
10. Flexibilidad en cuanto al calendario
A la hora de negociar con un local, la flexibilidad en el calendario de actos puede ser de gran ayuda. Puede que les queden algunas fechas libres que quieran cubrir. Si les ofreces la opción de 2-3 fechas es más probable que consigas un descuento.
